Une ou plusieurs fois dans l’année, on doit organiser un séminaire d’entreprise. C’est un évènement pendant lequel des participants sont conviés, des études et des projets sont mis à jour, et surtout un ou des interlocuteurs sont sollicités pour intervenir. D’une envergure plus ou moins importante, l’organisation de cet évènement est à prendre au sérieux, car pour une entreprise, l’enjeu est de taille.
L’organisation d’un séminaire d’entreprise en quelques étapes
Si le moment opportun pour organiser un séminaire d’entreprise peut être défini en début d’année, l’organisation doit se faire en suivant un plan. Il y a des impératifs qui doivent être faits, en amont. En premier lieu, il faut définir l’objectif d’un tel évènement, et pour l’entreprise et pour ceux qui vont y assister. Le choix du thème est crucial, car il est essentiel de suivre les besoins et d’offrir un sujet accrocheur. Le format est aussi important pour savoir si l’évènement dure le temps d’un après-midi, d’une journée ou tout le week-end.
Le choix de la date ne doit pas être pris à la légère : un jour ouvrable ou non. C’est aussi le cas pour le choix du lieu, il faut définir l’envergure de l’évènement, prévoir le nombre des participants, étudier la facilité d’accès et autres. Les programmes doivent être définis au préalable : l’ouverture, la participation de chaque intervenant, les heures de conférence ou de l’atelier s’il y en aura, les pauses et la clôture. Sachez qu’il serait mieux de procéder à des répétitions pour certains sujets afin de mieux les maîtriser.
La meilleure façon de réussir cet évènement, en minimisant les « hics », c’est d’établir un planning. Un exemple de retroplanning permet de mieux s’organiser en procédant à une sorte de « compte à rebours », avec toutes les tâches assignées à chaque jour, à chaque heure. Il est alors possible de lister les missions en procédant de la façon suivante : réservation de la salle 20 jours avant l’évènement, les commandes chez le traiteur 15 jours avant, la distribution des invitations 10 jours avant et ainsi de suite.
Les meilleurs supports pour aviser la future assistance
Pour avoir plus de visibilité à votre évènement, il ne faut pas se contenter de la « bouche-à-oreille », vous devez user d’autres supports de communication. Parmi eux, l’impression d’une banderole garantit un plus grand accès à un public auquel l’évènement pourrait présenter un intérêt important. Un support sur lequel vous pourrez mettre tous les détails, avec des textes concis, appuyés par des images.
Et maintenant que l’internet est une plateforme sur laquelle presque tout le monde se rend, il faut en faire usage. Ainsi, vous pourrez communiquer en amont sur des réseaux sociaux l’évènement que vous organiser prochainement. Mais pour plus d’efficacité, sachez faire bon usage des réseaux sociaux en utilisant les bonnes stratégies, entre autres le choix de hashtags, l’identification des influenceurs.
Un évènement qui…coûte !
Un des points essentiels quand on organise un séminaire d’entreprise est l’évaluation du budget. L’enveloppe que vous allez utiliser pour cet évènement doit être en fonction de l’objectif, du cible et de son format. Avoir un bon budget garantit la réussite de l’évènement, mais il faut aussi savoir l’utiliser à bon escient. Établissez un budget prévisionnel qui est parfaitement étudié pour toutes les missions et tâches pendant cette occasion. Ne laissez aucun détail vous échapper pouvant engendrer de mauvaises surprises et pouvant en être la source d’autres.
Pour bien définir un budget, il faut savoir déterminer la stature de l’évènement : ouvert à tout public, avec une centaine invités ou plutôt restreint avec des participants VIP. Vous devez également recenser tous les frais y rattachés : frais d’hébergement, frais de restauration, location de la salle et les coûts de l’animation, les autres charges sur d’autres matériels, les frais de logistique, les dépenses sur la communication et autres.
Commentaires récents